Náš software
Softwarové vybavení, které používáme je modulový software, vyvíjený ve spolupráci s firmou Braun software, Kolín. Jednotlivé moduly jsou vzájemně propojeny a pořízená data využívají centrální databázi.
Tento modulový software je průběžně vyvíjen a to jednak na základě našich vlastních poznatků, předávaných tvůrci programu a jednak na základě poznatků ostatních uživatelů tohoto modulového software.
Program "Pasport"
Zajišťuje základní evidenci pasportu budov, bytů a nebytových prostor dle poslední známé celostátní metodiky vedení pasportu. Program lze využít nejenom v technickém, ale také v ekonomickém oddělení, k přehledu základní identifikace budovy, jejich rozměrech, vlastníkovi, katastrálním a parcelním čísle, velikosti několika druhů ploch bytů, nebytových či společných prostor, základního technického vybavení a umístění fakturačních měřidel. Obdobně v evidenci bytů a nebytových prostor k základní identifikaci dané prostory s detailním sledováním místností a ploch, a dále technického vybavení prostoru.
Evidence konstrukčních prvků budov a prostor včetně technicko-hospodářských ukazatelů dává úloze další rozměr v podobě orientačních ukazatelů pro správu domů a prostor, jak plánovat finanční operace na opravy a údržbu. Tiskové sestavy pak nabízí výstupy ve finančních a měrných technických jednotkách.
Programový systém "Pasport" je evidencí, která umožňuje automatizovanou formou přizpůsobit data v hierarchicky vyšších programových systémech - "Nájemné", "Členská", "Měřiče".
Program "Členská"
Členská evidence zajišťuje:
evidenci bydlících a nebydlících členů bytových družstev
finanční evidenci členů a jejich vkladů a podílů
evidenci nesplacených úvěrů a jejich splátkových kalendářů
sledování požadavků na převod bytu do vlastnictví
finanční vypořádání při požadavku převodu bytu do vlastnictví
Základní evidence objektů (samospráv) obsahuje údaje o nesplacených úvěrech s zapsaným splátkovým kalendářem jednotlivých pololetních splátek. Z těchto hodnot se pak v úloze počítají nesplacené úvěry na jednotlivé byty při převodu bytu do vlastnictví.
Základní údaje o jednotlivých členech jsou vyplněny z členských karet. Část informací, sloužících k evidenci převodu bytu do vlastnictví, jsou převzaty z pasportu bytu evidence nájemného.
V rámci aktualizace dat lze provádět výměny v bytech, převody členských práv a povinností, včetně možnosti tisku příslušných tiskopisů.
Finanční evidence členských vkladů a podílů je rozšiřující evidencí k základním údajům. Tyto údaje mohou být dále využity při převodech bytu do vlastnictví.
Evidence nebydlících umožňuje tisky pořadníku na teoreticky uvolněné byty a také tisk složenek na roční poplatky nebydlících členů.
Z tiskových sestav bydlících členů se nabízí kniha členů, nájemní smlouva, různé přehledy uživatelů bytů s historií výměn, rekapitulace dat s požadavky na převody bytů v budoucích letech, jmenovité přehledy za samosprávy podle požadovaných převodů bytů, tisky dle výběrové podmínky a v neposlední řadě tisky složenek záloh na převod bytu do vlastnictví nebo doplatku nesplaceného úvěru.
Program "Nájemné"
Řeší kompletní zpracování dat měsíční evidence předpisu úhrad za užívání bytů, plateb a následného rozúčtování jednotlivých služeb. Verze pro obecní resp. privatizované byty splňuje požadavky vyhl. o nájemném a předpisu úhrad pro kategorii bytů s regulovaným nájemným, jednostranně navyšovaným, věcně usměrňovaným nebo volným nájemným, u správy družstevních bytů ekonomicky oprávněné náklady a ostatní zálohy za služby dle vyhl. č.85/1997 Sb.. Obě kategorie bytových prostor zohledňují zákon č.72/1994 Sb. o převodech bytů do vlastnictví včetně pozdějších novelizací a v části vyúčtování služeb vyhlášku o rozúčtování tepla a teplé vody č.372/2001 Sb. Program úzce komunikuje s ostatními uvedenými systémy, s úzkou vazbou na podvojné účetnictví.
Programový produkt "Nájemné" je rozdělen do tří částí - měsíční evidence předpisu úhrad a plateb, ročního vyúčtování služeb a evidence ročních sald. Měsíční evidence předpisu úhrad a plateb obsahuje evidenci domů, bytů a jejich uživatelů, měsíčních předpisů úhrad a plateb. Měsíční předpisy jsou členěny do jednotlivých položek nájemného resp. ekonomicky oprávněných nákladů a záloh služeb s možností úprav individuelně nebo plošně. Samozřejmostí jsou tisky nájemní smlouvy, evidenčních listů, různých druhů sumářů za domy, přehledových sestav předpisů úhrad na uživatele či domy, předtisku A složenek, sestavy dluhů, upomínek a další. Kromě ručního zápisu plateb lze využít automatizovaných plateb s propojením na celostátní projekty České pošty (SIPO) a České spořitelny (sporožirové účty). Automatizované porovnání měsíční platby a výše měsíčního předpisu vytváří při pravidelných měsíčních uzávěrkách měsíční salda s generováním dlužníků a výpočtem poplatku z prodlení.
Modul vyúčtování služeb je druhou částí programu "Nájemné", který po uzávěrce roku provádí rozúčtování jednotlivých služeb. Spolu s tímto lze dodat spotřeby na měřičích z dodavatelské diskety nebo využít importu těchto dat ze systému "Měřiče". Fakturační náklady jsou převzaty z evidence domů nebo z účetnictví, u dodávky tepla, teplé a studené vody ze systému "Měřiče". Správnost a úplnost provedení výpočtu dokumentuje sestava pro domy a na jednotlivé uživatele. Pro vypořádání přeplatků lze využít datových výstupů pro sporožira nebo B-složenek České pošty. Ostatní doplňkové formy jsou výčetka peněz, přebody na bankovní účty a u nedoplatků tisky A složenek a upomínek. Evidence vyplacení přeplatků a uhrazení nedoplatků je zajištěna třetím modulem programu, tj. evidencí ročních sald.
Roční salda umožňují evidenci předpisu a vyrovnání přeplatku či nedoplatku z vyúčtování předchozích let. V evidenci ročních sald je možné dopočítávat poplatky z prodlení, evidovat povolené splátky a tisknout různé přehledové sestavy. Tato část programu může připravovat data pro systém „Žaloby“.
Program "Měřiče"
Zajišťuje základní evidenci nákladů a spotřeb na fakturačních měřičích odběrných míst tepla, teplé vody, vodného, stočného a elektrické energie. U evidence odečtů a spotřeb na poměrových měřičích se jedná o evidenci studené, teplé vody a tepla. Mezi užitečné sestavy mj. pak patří možnost porovnání spotřeb dvou libovolně zadaných období na základě zadaného procenta odchylky, kdy lze takto předejít nekorektním odpočtům nebo naopak včas reagovat na extrémní spotřeby zvýšením záloh např. za dodávku teplé vody. V kombinaci s poměrovým měřením v bytech můžete získat porovnání spotřeby fakturačního a poměrového měření s uvedením procentních odchylek.
Poměrové měření v bytových a nebytových prostorech kromě operativní evidence odečtů a spotřeb sleduje také požadavky na cejchování vodoměrů. V případě evidence poměrových měřičů tepla dává program k dispozici jednotlivé místnosti pro zápis těchto měřidel spolu s koeficienty redukujícími vlastní odečty. Odečty měření je možné provádět v libovolné periodě v roce, přičemž získává uživatel přesné informace o stavu měřičů v jednotlivých prostorech objektů, o čerpání vody či tepla, jejich roční spotřeby a průměry, příp. procentní odchylky v zadaných obdobích, neumožněné odečty a jiné.
Program "Opravy"
Zajišťuje evidenci tvorby a čerpání fondu oprav domů a jednotlivých bytů.
Po rozdělení počátečního stavu fondu oprav domu na jednotlivé byty program pak v úzké návaznosti na systém "Nájemné" a „Účetnictví“ načítá předpisy fondu oprav a fakturačních nákladů na opravy. Řádné měsíční předpisy a platby mohou být dále doplněny o mimořádné předpisy a platby do fondu oprav. Čerpání na domech se rozděluje na jednotlivé byty podle nastavení konfigurace (dle zákona č.72/1994 Sb. podle spoluvlastnického podílu) a aktualizuje stav konečného zůstatku fondu oprav domů a bytů. Tiskové sestavy poskytují výstupy ve formě různých sumářů za skupinu nájemníků a vlastníků, přehledů za domy a byty a v neposlední řadě vyhotovují finální sestavu vyúčtování fondu oprav na byty.
Program "Účetnictví"
Zajišťuje základní účetní evidenci organizace správy domů a bytů s další detailnější evidencí odděleně pro jednotlivá domovní střediska (samosprávy, bytová družstva). Program lze provozovat komplexně na jednom počítači se zaúčtováním a zpracováním všech typů deníků a dokladů nebo s využitím dalších pracovních stanic počítačů, kdy každá účetní si pořizuje svoje účetní deníky a doklady. Uživatelské přístupy umožňují nastavit, kdo může do které fáze úlohy vstupovat. Kromě využití klasických způsobů účtování lze využít stálých operací pro účtování měsíčně či čtvrtletně se opakujících účetních pohybů. Pro zaúčtování např. předpisů úhrad a plateb se nabízí automatizovaná vazba z programu "Nájemné", kdy se generují účetní doklady o velkém počtu řádků. Kromě této automatizované vazby jsou zde další podpůrné funkce pro generování dokladů, převodních dokladů aj.
Evidence účetních knih pokladny, pohledávek a závazků je zdrojem pro zaúčtování do účetních deníků. V rámci pokladny nabízí program tisky pokladních příjmových a výdajových dokladů, u pohledávek vystavování faktur, u závazků tisk příkazů k úhradě nebo exporty pro internetové banky. Odpadá tak další přepisování údajů. V souvislosti se zaúčtováním dokladů pohledávek a závazků vytváří program mimo evidenci účetních knih také evidenci saldokonta, vyrovnaných či nevyrovnaných dokladů, s přehledem za jednotlivé dodavatele/odběratele. Z tiskových sestav se nabízí různé evidence dokladů, účetní deníky, sumáře, analytická předvaha účtů, hlavní kniha s položkami od zvoleného měsíce, výsledovka až do členění středisek, zakázek či činností, rozvaha účtů, saldokonto vyrovnaných či nevyrovnaných dokladů, různé typy rozvahy, výkaz zisku a ztrát a další.
